IMPLEMENTANDO LAS 5S

¿Qué son las 5 S? Las 5s es un programa de implementación en la forma de operación rutinaria que establece ambientes limpios, ordenados, agradables y seguros en el trabajo o casa. Este programa originario del Japón se ha extendido y ha sido adoptado por muchas empresas que han visto mejorada su gestión, mejorada la estancia en los puestos de trabajo, motivados a sus trabajadores, aumentado la seguridad y disminuido las condiciones de riesgo producto del orden imperante.  En  Ingles se ha dado en llamar “housekeeping” que traducido es “ser amos de casa también en el trabajo”. Las Iniciales de las 5  S:

JAPONES Seiri Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke	CASTELLANO Clasificación y Descarte Organización Limpieza Higiene y Visualización Disciplina y Compromiso

¿Por qué las 5 S? Es una técnica que se aplica en todo el mundo con excelentes resultados por su sencillez y efectividad. Su aplicación mejora los niveles de: Calidad. Eliminación de Tiempos Muertos. Reducción de Costos. La aplicación de esta Técnica requiere el compromiso personal y duradera para que nuestra empresa sea un autentico modelo de organización, limpieza , seguridad e higiene. Los primeros en asumir este compromiso son los Gerentes y los Jefes y la aplicación de esta  es el ejemplo más claro de resultados acorto plazo. Resultado de Aplicación de las 5 S Estudios estadísticos en empresas de todo el mundo que tienen implantado este sistema demuestran que: Aplicación de 3 primeras S :             -Reducción del 40% de sus costos de Mantenimiento.             -Reducción del 70% del número de accidentes.             -Crecimiento del 10% de la fiabilidad del equipo.             -Crecimiento del 15% del tiempo medio entre fallas. ¿QUÉ BENEFICIOS APORTAN LAS 5S? La implantación de las 5S se basa en el trabajo en equipo. Los trabajadores se comprometen. Se valoran sus aportaciones y conocimiento. LA MEJORA CONTINUA SE HACE UNA TAREA DE TODOS. Conseguimos una MAYOR PRODUCTIVIDAD que se traduce en: Menos productos defectuosos. Menos averías. Menor nivel de existencias o inventarios. Menos accidentes. Menos movimientos y traslados inútiles. Menor tiempo para el cambio de herramientas. Lograr un MEJOR LUGAR DE TRABAJO para todos, puesto que conseguimos: Más espacio. Orgullo del lugar en el que se trabaja. Mejor imagen ante nuestros clientes. Mayor cooperación y trabajo en equipo. Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas. Mayor conocimiento del puesto.

ANTES	DESPUES

La 1° S: Seiri (Clasificación y Descarte) Significa separar las cosas necesarias y las que no la son manteniendo las cosas necesarias en un lugar conveniente y en un lugar adecuado. Ventajas de Clasificación y Descarte Reducción de necesidades de espacio, stock, almacenamiento, transporte y seguros. Evita la compra de materiales no necesarios y su deterioro. Aumenta la productividad de las máquinas y personas implicadas. Provoca un mayor sentido de la clasificación y la economía, menor cansancio físico y mayor facilidad de operación. Para Poner en práctica la 1ra S debemos hacernos las siguientes preguntas: ¿Qué debemos tirar? ¿Qué debe ser guardado? ¿Qué puede ser útil para otra persona u otro departamento? ¿Qué deberíamos reparar? ¿Qué debemos vender? Otra buena práctica sería,  colocar en un lugar determinado todo aquello que va ser descartado. Y el último punto importante es el de la clasificación de residuos. Generamos residuos de muy diversa naturales: papel, plásticos, metales, etc. Otro compromiso es el compromiso con el medio ambiente ya que nadie desea vivir en una zona contaminada. Analice por un momento su lugar de trabajo, y responda a  las peguntas sobre Clasificación y Descarte: ¿Qué podemos tirar? ¿Qué debe ser guardado? ¿Qué puede ser útil para otra persona u otro   departamento? ¿Qué deberíamos reparar? ¿Qué podemos vender?

SEITON (Organización) La 2da S La organización es el estudio de la eficacia. Es una cuestión de cuan rápido uno puede conseguir lo que necesita, y cuan rápido puede devolverla a su sitio nuevo. Cada cosa debe tener un único, y exclusivo lugar donde debe encontrarse antes de su uso, y después de utilizarlo debe volver a él. Todo debe estar disponible y próximo en el lugar de uso. Tener lo que es necesario, en su justa cantidad, con la calidad requerida, y en el momento y lugar adecuado nos llevará a estas ventajas: Menor necesidad de controles de stock y producción. Facilita el transporte interno, el control de la producción y la ejecución del trabajo en el plazo previsto. Menor tiempo de búsqueda de aquello que    nos hace falta. Evita la compra de materiales y componentes innecesarios y también de los daños a los materiales o productos almacenados. Aumenta el retorno de capital. Aumenta la productividad de las máquinas y personas. Provoca una mayor racionalización del trabajo, menor cansancio físico y mental, y mejor ambiente. Para tener claros los criterios de colocación de cada cosa en su lugar adecuado, responderemos las  siguientes preguntas: ¿Es posible reducir el stock de esta cosa? ¿Esto es necesario que esté a mano? ¿Todos llamaremos a esto con el mismo nombre? ¿Cuál es el mejor lugar para cada cosa? Y por último hay que tener en claro que: Todas las cosas han de tener un nombre, y todos deben conocerlo. Todas las cosas deben tener espacio definido para su almacenamiento o colocación, indicado con exactitud y conocido también por todos. Analice por un momento su lugar de trabajo y responda las preguntas sobre organización: ¿De qué manera podemos reducir la cantidad que tenemos? ¿Qué cosas realmente no es necesario tener a la mano? ¿Qué objetos suelen recibir más de un nombre por parte de mis compañeros? Fíjese en un par de cosas necesarias ¿Cuál es el mejor lugar para ellas?

SEISO (Limpieza) : La 3° S La limpieza la debemos hacer todos. Es importante que cada uno tenga asignada una pequeña zona de su lugar de trabajo que deberá tener siempre limpia bajo su responsabilidad. No debe haber ninguna parte de la empresa sin asignar. Si las persona no asumen este compromiso la limpieza nunca  será real. Toda persona deberá conocer la importancia de estar en un ambiente limpio. Cada trabajador de la empresa debe, antes y después de cada trabajo realizado, retirara cualquier tipo de suciedad generada. Beneficios Un ambiente limpio proporciona calidad y seguridad, y además: Mayor productividad de personas, máquinas y materiales, evitando hacer cosas dos veces Facilita la venta del producto. Evita pérdidas y daños materiales y productos. Es fundamental para la imagen interna y externa de la empresa. Para conseguir que la limpieza sea un hábito tener en cuenta los siguientes puntos: Todos deben limpiar utensilios y herramientas al terminar de usarlas y antes de guardarlos Las mesas, armarios y muebles deben estar limpios y en condiciones de uso. No debe tirarse nada al suelo No existe ninguna excepción cuando se trata de limpieza. El objetivo no es impresionar a las visitas sino tener el ambiente ideal para trabajar a gusto y obtener la Calidad Total Analice por un momento su lugar de trabajo y responda las preguntas sobre Limpieza: ¿Cree que realmente puede considerarse como “Limpio”? ¿Cómo cree que podría mantenerlo Limpio siempre? ¿Qué utensilios, tiempo o recursos necesitaría para ello? ¿Qué cree que mejoraría el grado de Limpieza? SEIKETSU (Higiene y Visualización). La 4° S Esta S envuelve ambos significados: Higiene y visualización. La higiene es el mantenimiento de la Limpieza, del orden. Quien exige y hace calidad cuida mucho la apariencia. En un ambiente Limpio siempre habrá seguridad. Quien no cuida bien de sí mismo no puede hacer o vender productos o servicios de Calidad. Una técnica muy usada es el “visual management”, o gestión visual. Esta Técnica se ha mostrado como sumamente útil en el proceso de mejora continua. Se usa en la producción, calidad, seguridad y servicio al cliente. Consiste en grupo de responsables que realiza periódicamente una serie de visitas a toda la empresa y detecta aquellos puntos que necesitan de mejora. Una variación mejor y más moderna es el “colour management” o gestión por colores. Ese mismo grupo en vez de tomar notas sobre la situación, coloca una serie de tarjetas, rojas en aquellas zonas que necesitan mejorar y verdes en zonas especialmente cuidadas. Normalmente las empresas que aplican estos códigos de colores nunca tiene tarjetas rojas, porque en cuanto se coloca una, el trabajador responsable de esa área soluciona rápidamente el  problema para poder quitarla. Las ventajas de uso de la 4ta S Facilita la seguridad y el desempeño de los trabajadores. Evita daños de salud del trabajador y del consumidor. Mejora la imagen de la empresa interna y externamente. Eleva el nivel de satisfacción y motivación del personal hacia el trabajo. Recursos visibles en el establecimiento de la 4ta. S: Avisos de peligro, advertencias, limitaciones de velocidad, etc. Informaciones e Instrucciones sobre equipamiento y máquinas. Avisos de mantenimiento preventivo. Recordatorios sobre requisitos de limpieza. Aviso que ayuden a las personas a evitar errores en las operaciones de sus lugares de trabajo. Instrucciones y procedimientos de trabajo. Hay que recordar que estos avisos y recordatorios: - Deben ser visibles a cierta distancia. - Deben colocarse en los sitios adecuados. - Deben ser claros, objetivos y de rápido entendimiento. - Deben contribuir a la creación de un local de trabajo motivador y confortable. Analice por un momento su lugar de trabajo y responda las preguntas sobre Higiene y visualización: ¿Qué tipo de carteles, avisos, advertencias, procedimientos cree que faltan? ¿Los que ya existen son adecuados? ¿Proporcionan seguridad e higiene? En general ¿Calificaría su entorno de trabajo como motivador y confortable? En caso negativo ¿Cómo podría colaborar para que si lo fuera? SHITSUKE (Compromiso y Disciplina) : la 5° S Disciplina no significa que habrá unas personas pendientes de nosotros preparados para castigarnos cuando lo consideren oportuno. Disciplina quiere decir voluntad de hacer las cosas como se supone se deben hacer. Es el deseo de crear un entorno de trabajo en base de buenos hábitos. Mediante el entrenamiento y la formación para todos (¿Qué queremos hacer?) y la puesta en práctica de estos conceptos (¡Vamos hacerlo!), es como se consigue romper con los malos hábitos pasados y poner en práctica los buenos. En suma se trata de la mejora alcanzada con las 4 S anteriores se convierta en una rutina, en una práctica mas de nuestros quehaceres. Es el crecimiento a nivel humano y personal a nivel de autodisciplina y autosatisfacción. Esta 5 S es el mejor ejemplo de compromiso con la Mejora Continua. Todos debemos asumirlo, porque todos saldremos beneficiados. Exponga los motivos por los cuales Ud. Piensa que debe o no comprometerse con este sistema. No dudes más Tu puedes cambiar tu lugar de trabajo en el mejor lugar de vida para ti.

Autor:
Sr. Justo Rosas D.

VARIABLES PSICOLOGICAS QUE AFECTAN LA OCURRENCIA DE ACCIDENTES

Siendo consecuente con las reiteradas estadísticas que señalan que alrededor de un 80% de los accidentes son causados por acciones (conductas) inseguras, es que entonces me referiré a algunos factores que intervienen en su ocurrencia, desde el punto de vista del trabajador como persona.

La conducta es el resultado de una serie de interpretaciones, decisiones, motivaciones y deseos que una persona tiene con respecto a su entorno. A través de las conductas interactuamos con los demás y hacemos posible conseguir lo que deseamos. El trabajo, desde este punto de vista, es un “conductuar” coordinado, bajo estándares, que nos permite ser parte de organizaciones eficientes y cumplir las metas por las que somos retribuidos.

Una conducta de riesgo se escapa de lo estandarizado. Lo más ocurrente es pensar que un trabajador se accidenta porque ha realizado conductas fuera de norma o de procedimiento. Sin embargo esta simple deducción no nos conduce a las causas subyacentes del por qué el sujeto se aleja del procedimiento y prefiere actuar de manera temeraria y muchas veces irresponsables. Esta limitante en el análisis restringe las posibilidades de acción que se podrían hacer para prevenir accidentes futuros. Existen factores psicológicos y sociales (entre otros) que participan en la ocurrencia de accidentes y que son parte de un modelo psicológico de prevención que construyo a partir de las experiencias y estadísticas recogidas en distintas asesorías y cursos. Entre los principales factores psicológicos podemos nombrar los siguientes: Idea o imagen sobrevalorada de las propias habilidades y la sensación de invulnerabilidad frente al peligro por desconocimiento o incredulidad. Un control ineficiente de las propias emociones. La facilidad de pasar de un estado de suma pasividad a la ira al menor estimulo. Una baja autoestima por dos razones, primero, porque los eventuales accidentes que le pueden ocurrir son “merecidos” y segundo, porque evita una actitud proactiva frente a los riesgos que pueden afectar a su propia integridad. Baja capacidad para mantener la concentración en una tarea. Bajos niveles de tolerancia al trabajo bajo presión o de alta exigencia. La sensación muchas veces reforzada de que el control de mis conductas y su ajuste a la norma debe realizarlo un externo (supervisor, jefe directo, otro) ya que yo no soy responsable de ello. Un trabajador con un locus de control interno es responsable de sus actos y no solo se ajusta a las normas, sino que participa de su creación y de su difusión. Un constante estado de ánimo depresivo, irregular o visiblemente alterado. Una estructura de personalidad limítrofe o rasgos psicopáticos encubiertos. El CI del trabajador, ya que mientras más bajo, mayor probabilidad de que cometa actos imprudentes.

Un plan de intervención para estos factores se puede implementar en dos momentos: previo a la contratación y post contratación. Previo a la contratación: en esta instancia el proceso de selección tiene un rol fundamental, ya que debiera, basándose en indicadores psicológicos, en las descripciones de cada cargo y en los valores organizacionales poder ser un filtro efectivo para el descarte de personas con un perfil propicio a los

accidentes. Esto es un fuerte desafío organizacional, ya que requiere que la empresa tenga identificados los riesgos de cada puesto de trabajo, se levanten las competencias o habilidades requeridas para un buen desempeño y se cuente con personal calificado y un proceso serio y eficiente para seleccionar al personal. Post contratación: se debe asegurar que los supervisores no solo sean buenos jefes, sino que sean capaces de identificar las conductas sintomáticas (que revelan estos factores) a diario o a través de un monitoreo sistemático de dichos factores realizado por un equipo interno e empresa externa para modificar las labores del empleado, sacarlo de tareas riesgosas, supervisarlo más directamente o asignar un tutor, entre otros. Si bien cada empresa ha implementado medidas distintas, nunca se debe dejar de lado la creación de redes de apoyo o terapias dependiendo de los niveles identificados. Entre los principales factores sociales podemos nombrar los siguientes: Baja o nula aceptación grupal del trabajador por parte de sus pares más cercanos, cuadrilla, turno o departamento. Alto nivel de endeudamiento en casas comerciales, bancos u otros. Problemas familiares tales como hijos condicionales en el colegio, consumo de drogas o rebeldía constante; problemas conyugales; familiares con enfermedades catastróficas, otros relacionados. Conductas sociales basadas en prejuicios que impidan un normal desarrollo de sus relaciones interpersonales dentro de la empresa (por ejemplo racismo, clasismo, otras) Nivel educacional del trabajador. Alta permeabilidad a ser influenciado por otros, principalmente en aspectos negativos en su propia seguridad. El nivel de identificación que el trabajador tiene con la empresa y a los valores organizacionales. Un plan de intervención frente a estos factores sociales debiera estar sustentado por un monitoreo constante (cada 3 meses, por ejemplo) que permitiera implementar medidas como: capacitación en administración del presupuesto familiar, uso de extintores y primeros auxilios a las familias de los trabajadores; Jornadas de reflexión que incluya distintos estamentos (jefes, gerentes, trabajadores, otros) ; una estructura organizacional que permita mayor participación a través del enriquecimiento de las tareas individuales y grupales, entre otras medidas. Una metodología fácil de implementar es disponer de un conjunto organizado y preciso de los factores psicológicos, sociales, médicos, organizacionales, de normas, legales y otros que pudieran estar amenazando la seguridad de nuestros trabajadores, transformarlos en indicadores factibles a identificar en los trabajadores, clasificándolos en Verde (baja), amarillo (media) y Rojo (alta) según la probabilidad de que se accidenten. El detalle de esta metodología se puede traducir en el siguiente esquema, cuyos pasos describiré a continuación del mismo:

Identificar factores: para saber “que medir” debemos hacer un análisis diagnóstico que incluye una revisión de los valores organizacionales, las prácticas y normas relacionadas con la prevención, junto a un análisis de los puestos de trabajo, en cuanto a habilidades específicas requeridas y los riesgos asociados. Como resultado se origina una lista de factores susceptibles a ser medidos y que son “hechos a la medida” para cada empresa en particular. Levantar información: los factores identificados se estructuran en un formato de encuesta o de entrevista, dependiendo del caso, originando el instrumento con el que levantaremos la información.

Los encargados del proceso, internos o externos especialistas y familiarizados con la metodología organizan jornadas de información (socialización del proceso), levantamiento en terreno en plazos que varían según las unidades a medir (si es la empresa por completo, o solo una unidad o departamento). Los datos recogidos son organizados en bases de datos o tablas que permiten analizar y planificar acciones correctivas tendientes a mejorar dichos factores. Implementar acciones: esta fase requiere sobretodo del compromiso organizacional de los Gerentes y jefaturas correspondientes, ya que significa llevar a cabo acciones de capacitación, rotación, reestructuración organizacional, cambio de jornadas u otros. Monitorear resultados: las actividades deben ser medibles en cuanto a los objetivos que persiguen, y como estas contribuyen a disminuir la cantidad de conductas de riesgo observadas en los trabajadores. La observación sistemática de conductas, indicadores de accidentes, estudios de clima de seguridad (como el clima laboral pero más específico) y focus group entre otras acciones nos orientan acerca de los avances o retrocesos del plan. Como se ve en la figura, la intervención bajo este modelo teórico no acaba con el monitoreo de resultados, sino que es un proceso constante que se adecua a los constantes cambios personales, sociales y organizacionales inherentes a los sistemas.

Autor:
Kurt Goldman Zuloaga.
Psicólogo Organizacional
Master© en Dirección de Recursos Humanos.